Da ruft ein potentieller Kunde an: „Kommen Sie doch am Mittwoch zur Besprechung des neuen Projektes. Ich werde Sie mit meinen Mitarbeitern erwarten.“
„Ja, ich komme.“ – Sie freuen sich, weil der Kunde Sie nach Ihrem Angebot jetzt einlädt. Da wird es sicher um den Vertrag gehen. Im Hinterkopf kommt Ihnen noch „Was hat er gesagt? – ‚mit meinen Mitarbeitern‘ – ach wer weiß, was er hat.“ Am Mittwoch packen Sie vorsorglich Ihr Angebot ein, falls es zu Nachverhandlungen kommen sollte und fahren los.

Bei der Besprechung dann die große Überraschung: Großer Bahnhof. Vom Kunden sind neben ihm und dem Projektverantwortlichen noch Mitarbeiter der Fachabteilungen anwesend. Thema ist nicht Ihr Angebot oder der Vertrag – Sie werden statt dessen befragt, wie Sie sich die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen vorstellen. Der Kunde ist gewillt, Ihnen den Vertrag zu geben, möchte aber vorher sehen, wie Sie mit seinen Fachabteilungen kooperieren könnten.

Da der Kunde eine (für Sie!) ungewöhnliche Betriebsstruktur hat, fällt Ihnen im Gespräch schwer

1. sich die Namen der Abteilungen zu merken
2. neben den Namen der Vertreter der Abteilungen, deren Funktion im Kopf zu behalten
3. über Ihre Vorstellungen zur Zusammenarbeit zu sprechen, weil Sie auf Vertragsverhandlungen eingestellt waren

Tja – egal wie die ganze Sache ausgeht und ob Sie den Vertrag bekommen: Gut haben Sie nicht ausgesehen, in dem Gespräch!

Das hätte nicht sein müssen. Eine Rückfrage von Ihnen hätte den Anfang für eine bessere Vorbereitung von Ihrer Seite machen können: „Gut, ich komme am Mittwoch. Worum wird es dann gehen?“

Fragen Sie nach! – Zuallererst den Kunden bzw. Ihren jeweiligen Gesprächspartner.
Und als nächstes fragen Sie sich selbst.

1. Was könnte der Kunde außer seinem offiziellen Anliegen noch von mir wollen?
2. Was könnten die anderen Anwesenden von mir erwarten?
3. Was kann oder will ich selbst in dem Gespräch erreichen, wofür möchte ich es nutzen?
4. Was könnte / sollte / müßte noch zur Sprache kommen.

Bereiten Sie sich vor! – Kein Kundengespräch ohne vorher mindestens Frage 1 und 3 im Kopf zu beantworten.

Bei großen Projekten oder Erstgesprächen lohnt es sich, für die Vorbereitung mehr Zeit einzuplanen, mindestens 30 – 60 Minuten. Bei kleineren Treffen reicht sicher die kurze gedankliche Sammlung im Auto auf der Fahrt zum Kunden oder im Treppenhaus.

Natürlich! – Auch Gesprächsvorbereitung kann man lernen und man wird im Laufe der Zeit immer schneller und effektiver dabei. – Planen Sie zu Beginn jedoch reichlich Zeit ein! – Die ist gut investiert! – Denn unklare Vorstellungen über den Sinn und das Ziel eines Kundengespräches kosten nicht nur Zeit und Nerven – manchmal steht auch der Auftrag auf dem Spiel!

Deshalb: Glauben Sie nicht zu früh, Sie verstünden, was der Kunde meint. – Fragen Sie nach!

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