…für Gespräche in Beruf und Privatleben, zum Beispiel Mitarbeitergespräche, Gespräch mit ihrem Chef, Verhandlungen, Verkaufsgespräche, Absprachen.

„Mit ordentlicherer Vorbereitung sparst du die Hälfte der Arbeit!“ sagte vor über 25 Jahren mein Lehrgeselle zu mir, dem Mechaniker-Lehrling. Und er hatte recht, wie ich schmerzlich lernte. Manches Mal beim Maschinen reparieren wollte ich schnell fertig sein und dachte „Das kann ich auch aus dem Stegreif.“ – ich sparte mir die Vorbereitungszeit und fing gleich direkt an. Meist war das Ergebnis: Mehr Arbeit, mehr Zeit, unnötige Wege und Nacharbeit.
Heute weiß ich, dieser Spruch gilt nicht nur beim handwerklichen Arbeiten, er gilt für jede zielgerichtete Tätigkeit. Und mir ist Eines aufgefallen: Ganz besonders gern wird an der Vorbereitung bei dem gespart, was wir alle doch so gut können, weil wir es so oft tun: Beim Führen von Gesprächen.

Wobei hier nicht die Rede sein soll vom dahinplätschernden Pausengesprächen zwischen Kaffeemaschine und Frühstückstisch, sondern von Gesprächen, die wir führen, um etwas zu erreichen, von zielgerichteten Gesprächen.

Meine Erfahrung:

3 min Gesprächsvorbereitung sparen 15 min bis mehrere Stunden Zeit und manchmal auch viel Geld. Doch wie ist es bei Ihnen, haben Sie schon einmal nach einem Gesprächs gedacht: „Das mein Gesprächspartner mit diesem Argument kommt, hätte ich mir denken können.“ „Hier habe ich mich einwickeln lassen.“ „Diese Zusage hätte ich nicht geben dürfen.“ „Zwischendurch schien alles klar, und jetzt so ein Durcheinander.“ „Hier hätte ich mehr herausholen können.“

Mit 3 Minuten Vorbereitung wären diese Gespräche mit hoher Wahrscheinlichkeit besser gelaufen!

Darum geht es bei der Gesprächsvorbereitung

Gute Vorbereitung gibt dem Gespräch einen sicheren Rahmen. Gute Vorbereitung hilft, sich auf das Gespräch und den Gesprächspartner einzustellen, sie wirkt auch als „Schleuse“ um vorherige Situationen hinter sich zu lassen und im Gespräch wirklich präsent zu sein. Gute Vorbereitung macht die eigenen Ziele bewusst und bereitet auf “ unvorhersehbare“ Wendungen des Gesprächs vor. Gute Vorbereitung unterstützt das Gespräch durch einen guten Einstieg. Gute Vorbereitung ruft das eigene Gesprächsziel ins Bewußtsein – und hilft aufzuhören, wenn das Ziel erreicht ist.

Und so sieht die 3-Minuten-Gesprächsvorbereitung aus

Notieren Sie sich Stichpunkte zu folgenden Punkten: (oder nutzen Sie direkt die Vorlage aus dem DurchStarter-Paket, welches Sie beim bestellen des Top5-Newsletters kostenlos erhalten)

A) Warum gehe ich in dieses Gespräch? (Grund und Anlass)
B) Wie kam es zum Gespräch? (Vorgeschichte, wer hat wen wann wie eingeladen?)
C) Das will ich erreichen Mein Ziel – realistisch Superziel / Traumziel – Super wäre, wenn das dabei heraus käme Das Minimalziel – mindestens das soll herauskommen
D) Ausstiegsmöglichkeit – Das könnte eine Formulierung sein:
E) Mein Gesprächspartner
F) Seine Interessen und Ziele
G) Auf diese Argumente und Eigenarten muss ich gefasst sein (ggf. einzeln aufzählen und Entgegnung formulieren)
H) Einstieg ins Gespräch (z.B. anknüpfen an die letzte Begegnung) Anwendungshinweise Notieren Sie die Punkte am Besten direkt vor dem Gespräch.

Wenn Sie wissen, dass direkt vorher die Zeit knapp sein wird, können Sie die 3-Minuten-Gesprächsvorbereitung auch schon eher auf Vorrat ausführen. Lesen Sie dann jedoch direkt vor dem Gespräch Ihre Aufzeichnungen noch einmal durch. (Hier gibt es keine Ausrede: Mir berichteten Klienten schon, dass sie den Gang zur Toilette genutzt haben, um sich die Gesprächsvorbereitung zu vergegenwärtigen! – und zur Toilette gehen kann man immer.)

Wenn Sie kurzfristig ins Gespräch verwickelt werden und die 3 Minuten zur Vorbereitung wirklich nicht haben, sammeln Sie sich kurz in Gedanken (Im Notfall auch auf einem vorgeschobenen Gang zur Toilette, den ihnen wohl niemand verweigern wird.) – Warum gehe ich in dieses Gespräch? – Was will ich erreichen? (3 Ziele) – Ausstiegsmöglichkeit

Vertiefendes zur Gesprächsführung

Gespräche brauchen Zeit und Raum. Vermeiden Sie es, wichtige Gespräche unter Zeitdruck und mit Störungen zu führen! Sorgen Sie für einen angemessenen (ungestörten) Platz und ausreichend Zeit. Auch wenn Ihr Gesprächspartner höhergestellt ist und Sie einlädt, können Sie in diesem Sinne Einiges tun. (mehr dazu bspw. bei diesen Gesprächsfortbildungen) Jedes Gespräch findet in einem Umfeld statt, von dem es beeinflusst wird. Sich mit diesem Umfeld vertraut zu machen gehört zur Gesprächsvorbereitung.

Zum Umfeld gehören:
– vorherige Gespräche,
– Wünsche und Erwartungen von nicht anwesenden Personen (Chef’s, Partnern, Kollegen, etc.),
– geschriebene und ungeschriebene Regeln (Gesetze, Verhaltenskodex)

Eigene Ziele:

Wer Zeit in ein Gespräch investiert, verfolgt damit ein Ziel. Machen Sie sich Ihr eigenes Ziel bewusst! Wollen Sie: Einfach einmal sagen was ihnen am Herzen liegt, hören was der Andere dazu meint, den Anderen zu einem bestimmten Verhalten anregen oder die Unterschrift unter einen Vertrag mit bestimmten Inhalt erhalten?

Gespräche können besser oder schlechter laufen, als angenommen. Seien Sie darauf vorbereitet. Legen Sie ein „Traumziel“ fest, damit Sie wissen, was sie sagen können, wenn sie viel mehr bekommen können, als sie sich jetzt vorstellen können. Legen Sie auch ein Minimalziel fest, bestimmen Sie, was für Sie mindestens herauskommen muss. Wird das nicht erreicht.

Beenden Sie das Gespräch ergebnisoffen, mit Verweis auf ein Folgegespräch. Man kann immer aufhören. Läuft das Gespräch aus ihrer Sicht total daneben, hören Sie (für heute) auf! – Sofort. Vertagen Sie den Fortgang. Bis zum nächsten Mal können Sie sich sammeln, neu vorbereiten und das Gespräch kann dann anders laufen.

Und man kann immer wieder anfangen: Auch wenn ein Gespräch einmal richtig schief lief: Sie können den Faden immer wieder aufheben und wieder anfangen. Sie können sich neu vorbereiten und auf ihren Gesprächspartner neu zugehen.

Das Wichtigste zum Schluß:

Hören Sie auf, wenn das Ziel erreicht ist! Schon manche gute Lösung wurde wieder zerredet. Vor allem wenn das Ziel wesentlich schneller erreicht wurde, als geplant, neigen viele Gesprächspartner zum Weiterreden – „Wir hatten die Zeit nun einmal eingeplant. Da konnte ich doch nicht so schnell wieder gehen“, sagte mir einmal eine Klientin nach einem überzogenen Gespräch.
Merke: Wenn Schluß ist, ist Schluß!

In diesem Sinne: Mit diesem Artikel ist jetzt auch Schluss! Beste Wünsche für gute Gespräche! Eine Vorlage zur Gesprächsvorbereitung in A4 erhalten Sie im kostenlosen DurchStarter-Paket bei Bestellung meines Top5-Newsletters.

Wenn Sie Unterstützung brauchen oder Fragen haben, rufen Sie an oder hinterlassen Sie unten einen Kommentar.

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